Bagian 2 - Masa Depan Manajemen Sumber Daya Manusia
Latar Belakang
Human Resource Management adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan menvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas sumber daya manusia, dan karakteristik unit organisasinya. (Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora).
Human Resource Management System mempunyai 6 buah aktivitas utama, yaitu:
- Employment Management
- Performance Management
- Career Development Management
- Reward Management
- Employee Relations Management
- Termination System
Bayangkan jika didalam suatu perusahaan terdapat puluhan sampai ratusan pegawai bahkan ribuan pegawai. Bagaimana seorang staff HR melayani pegawai tersebut? Tentunya hal tersebut akan sangat menantang sekali. Karena setiap aktifitas tersebut akan memerlukan waktu yang cukup lama. Dan bisa jadi banyak pegawai yang terabaikan dan juga pegawai akan menganggap kualitas pelayanan dari tim HR tidak mumpuni. Jika Anda bagian dari tim HR, tentunya hal ini sangat mengecewakan kan?
Namun jika dianalisa lebih lanjut dengan kemajuan teknologi saat ini, ada banyak hal yang bisa di otomatisasi oleh sistem sehingga staff HR dapat lebih focus kepada hal-hal yang lebih mempunyai dampak besar, seperti memikirkan strategi untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia didalam suatu perusahaan.
Menurut Gartner di tahun 2020 salah satu tren-nya adalah Hyperautomation. Dimana banyak hal akan dapat diotomatisasi dengan bantuan kercerdasan buatan (Artificial Intelligence) dan pembelajaran mesin (Machine Learning).
Dan juga dengan semakin baiknya kualitas dari teknologi Natural Language Processing memungkinkan sistem atau mesin dapat memahami Bahasa manusia dengan lebih baik lagi. Sehingga segala macam percakapan antara staff HR dengan pegawai lain yang membutuhkan layanan dari HR dapat dijembatani oleh sistem. Aktifitas yang biasanya dilakukan oleh seorang pegawai seperti pengajuan cuti, ijin sakit, reimburse, bertanya tentang aturan perusahaan, meminta slip gaji, dan lain sebagainya. Bayangkan jika puluhan pegawai sering melakukan aktifitas tersebut tentunya staff HR harus melayani satu per satu. Sekalipun data-data tersebut dikirimkan melalui email tetap saja staff HR harus melakukan verifikasi dan memasukan data ke dalam sistem. Selain itu untuk menjawab berbagai macam pertanyaan tentang kebijakan perusahaan, jika dilakukan berulang-ulang staff HR hanya seperti customer service saja, yang menjawab pertanyaan yang sama atau mirip berulang-ulang kali. Hal tersebut sangat tidak efektif di jaman yang serba canggih saat ini.
Mungkin sebagian dari Anda berpikir, “saat ini sudah ada aplikasi smartphone yang bisa membantu pekerjaan tersebut”, seperti contohnya Talenta, SleekHR, KaryaOne, dan lain sebagainya.
Tapi dibuku ini saya ingin menawarkan solusi alternatif yang tidak kalah canggih dan menarik ditambah benefit ekstra, yaitu dengan memanfaatkan chatbot atau conversational AI.
Chatbot dapat diakses melalui aplikasi berbagi pesan seperti Facebook Messenger, Line Messenger, Telegram, WhatsApp dan lain sebagainya. Dijaman sekarang ini, orang lebih banyak membuka aplikasi chat dari pada aplikasi yang lainnya. Dan juga biasanya orang sudah malas mendownload aplikasi baru karena aplikasi di smartphone-nya sudah puluhan bahkan ratusan aplikasi. Meskipun chatbot dapat juga terdapat dalam suatu aplikasi tertentu. Tentunya interaksi menggunakan aplikasi dengan chatting cukup berbeda. Yang biasanya tap atau klik tombol berubah menjadi berbasis teks atau suara.